Guia d’implantació del projecte e-NOTUM

En virtut de l’establert a la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, els subjectes enumerats a l’article 14.2 de la mateixa han de relacionar-se per mitjans electrònics amb les Administracions públiques de forma obligatòria.

Això, sense perjudici que reglamentàriament estableixin l’obligació de practicar electrònicament les notificacions per a determinats procediments i certs col·lectius de persones físiques que, per raó de la seva capacitat econòmica, tècnica, dedicació professional o altres motius, quedi acreditat que tenen garantit l’accés i la disponibilitat dels mitjans tecnològics necessaris.

Fora dels casos anteriors, en qualsevol moment els interessats no obligats poden seleccionar el canal electrònic com el preferent per a relacionar-se amb les Administracions públiques.

Alguns exemples de regulació que estableixen l’obligatorietat de les notificacions electròniques són:

• Ministeri d’Hisenda i Economia: Reial Decret 1363/2010, de 29 d’octubre, pel qual es regulen supòsits de notificacions i comunicacions administratives obligatòries per mitjans electrònics en l’àmbit de l’Agència Estatal d’Administració Tributària
• Servei Català de Trànsit: Reial Decret legislatiu 6/2015, de 30 d’octubre, pel qual s’aprova Text refós de la Llei sobre trànsit, circulació de vehicles de motor i seguretat viària
• Altres: a l’Espai d’Administració Oberta del Consorci AOC es poden trobar casos reals d’administracions que han regulat l’obligatorietat

D’altra banda, pel que fa al cas concret de les administracions locals, aquestes poden aprovar ordenances d’administració electrònica on es reguli la notificació electrònica, en base a la legislació bàsica estatal i autonòmica, i en les quals es pugui contemplar també supòsits de notificacions electròniques obligatòries per a determinats col·lectius (altres que els previstos legalment).

Cal tenir en compte que l’aprovació de l’ordenança d’administració electrònica és opcional en el sentit que, si no es disposa d’una regulació local específica en l’àmbit de les notificacions electròniques, sempre prevaldrà la regulació general que preveu que es puguin realitzar notificacions electròniques amb el consentiment del ciutadà (tret que sigui un subjecte obligat).

Al web del Consorci AOC es pot trobar un model d’ordenança d’administració electrònica elaborat per Localret i el Consorci AOC.

És potestatiu registrar de sortida les notificacions electròniques, en virtut de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre. Quan l’ens opti per fer-ho, aquest pot ser el registre general o un registre auxiliar creat per a aquesta finalitat. Sigui quin sigui el registre utilitzat, cal que els assentaments electrònics realitzats en el registre tinguin validesa jurídica i, per tant, caldrà que estigui regulat a la norma de creació del registre.

Les diferents opcions de registre que té una administració pública catalana són:

• EACAT: Els ens que, en el seu moment, van adherir-se a EACAT, van acceptar les condicions que havien de regir les comunicacions a través de la plataforma i alhora van crear un registre auxiliar electrònic d’entrada i sortida per a la recepció i tramesa de la documentació associada als tràmits interadministratius disponibles a la plataforma. Per tant, tots aquests ens ja disposen d’un registre auxiliar amb validesa jurídica que es pot fer servir, si així ho desitgen, per registrar les notificacions electròniques, sense necessitat de fer cap norma addicional
• ERES: Els ens que utilitzen el servei ERES del Consorci AOC a través d’EACAT, i per tant ja el tenen regulat com a registre general, tindran també tots els registres de sortida que generi l’e-NOTUM incorporats automàticament en aquest registre
• Altres registres: Els ens que disposen d’una solució de registre del mercat, o que han desenvolupat un registre propi fet a mida, tenen la possibilitat d’integrar mitjançant serveis web el servei e-NOTUM amb el seu registre, de forma que tots els registres de sortida que requereixi fer l’e-NOTUM es facin sobre aquest registre

El consentiment és un acte mitjançant el qual l’interessat no obligat expressa la seva voluntat de rebre per via electrònica la notificació d’un determinat procediment.

L’Administració sempre ha de recollir el consentiment de l’interessat per poder notificar-lo per via electrònica, excepte que es tracti de subjectes obligats enumerats a l’art.14.2 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, o bé s’hagi regulat l’obligatorietat de la notificació electrònica per a determinats procediments i/o col·lectius, tal i com hem explicat en el punt anterior.

La gestió del consentiment és un mecanisme auxiliar al procés de notificació electrònica i, per tant, no està inclòs en el servei e-NOTUM. Per això, s’haurà de gestionar a part pels òrgans que realitzen les notificacions electròniques, que hauran de verificar per a cada expedient si l’interessat ha donat el seu consentiment per ser notificat electrònicament. Per dur a terme aquesta gestió d’una forma eficient, és recomanable actualitzar els sistemes de gestió d’expedients per tal d’indicar en cada procediment/interessat si la notificació s’ha de fer en paper o per via electrònica.

El consentiment es pot donar per a un procediment concret, o de forma general per a qualsevol procediment i, en qualsevol cas, sempre cal garantir que aquest consentiment es pugui revocar en qualsevol moment per part dels interessats.

Modalitat de consentiment per a un procediment concret

L’administració haurà d’incloure en el formulari que inicia el procediment (tant en paper, com per via electrònica), l’opció d’acceptació de la notificació electrònica dels actes associats al mateix, així com les condicions del servei de notificacions electròniques que, entre altres coses, ha de detallar molt clarament els mecanismes d’accés a les notificacions per part de l’interessat.

Cal tenir en compte que l’acceptació s’esgota amb la notificació de la resolució del procediment i que no és aplicable a cap altre. Per exemple, si en la sol·licitud d’un ajut el ciutadà ha marcat l’opció de notificació electrònica, només s’haurà de notificar per aquesta via tots els actes associats a aquella convocatòria concreta. En properes convocatòries caldrà recollir novament l’acceptació, tot i tractar-se del mateix tipus de procediment.

Modalitat de consentiment general

En aquest cas, l’interessat dóna un consentiment general per rebre per via electrònica les notificacions que l’administració li hagi d’adreçar en el futur per a qualsevol procediment. L’administració haurà de crear un formulari de consentiment general (tant en paper, com per via electrònica), de forma que l’interessat pugui manifestar la seva voluntat per rebre totes les notificacions de l’administració per via electrònica. També en aquest cas hauran de quedar clarament recollides les condicions del servei de notificacions i els seus mecanismes d’accés.

Revocació del consentiment

Cal tenir en compte que els interessats poden, durant la tramitació del procediment, revocar el seu consentiment a la pràctica de la notificació per mitjans electrònics i que les successives notificacions s’efectuïn pels mitjans previstos a la Llei 39/2015, d’1 d’octubre. Per fer-ho, caldrà habilitar un formulari de revocació del consentiment.

Exemple de l’Ajuntament de Terrassa:

Protecció de Dades personals

En els formularis de recollida o revocació del consentiment, cal incloure sempre un paràgraf en què s’informi de com exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició de les dades cedides a l’administració.

Exemple:

En virtut del que disposa la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals, us informem que, en omplir aquesta sol·licitud, les vostres dades personals quedaran incorporades i seran tractades als fitxers titularitat del………………………………., amb la finalitat de prestar-vos els serveis sol·licitats.

Així mateix, us informem de la possibilitat d’exercir, en qualsevol moment, exercici dels drets accés, rectificació, supressió, oposició, limitació i portabilitat de les vostres dades de caràcter personal, mitjançant un correu electrònic dirigit a ………………. o bé, mitjançant un escrit dirigit a …………………….

La notificació electrònica s’estableix com a preferent per la normativa de procediment administratiu, tret de determinats supòsits excepcionals previstos.

Fins i tot, quan els destinataris de la notificació siguin subjectes no obligats, s’ha de posar a disposició d’aquests a la seu electrònica de l’ens (article 40.1 Llei 39/2015, d’1 d’octubre).

Per incorporar la notificació electrònica en els diferents procediments administratius, cal dur a terme prèviament un anàlisi per identificar tots els procediments administratius susceptibles de fer ús de notificacions.

En aquest anàlisi, és recomanable identificar també quins són els procediments administratius que estadísticament fan un ús més intensiu de la pràctica de notificacions, ja que en cas que l’organització vulgui abordar la implantació de la notificació electrònica de forma esglaonada i en diferents fases, serà interessant començar per aquells procediments administratius en què la notificació electrònica pugui tenir un major impacte pel que fa a la reducció de costos i a la reducció del temps global de tramitació.

I, en el mateix sentit avaluar la possibilitat d’establir-ne l’obligatorietat, via reglament, per a determinats col·lectius.

Un cop realitzat l’anàlisi, hem d’adaptar els procediments administratius per donar cabuda a la possibilitat (o obligatorietat, si està convenientment regulat) de practicar la notificació per mitjans electrònics, que entre d’altres inclourà:

• Modificar els formularis de sol·licitud per incloure la casella per a la recollida del consentiment per rebre notificacions electròniques en cas de subjectes no obligats.

A la Seu electrònica (o en el seu defecte, al web general) caldrà dur a terme les següents actualitzacions per donar cabuda a tota la funcionalitat relacionada amb les notificacions electròniques:

• Incloure un apartat per que els interessats puguin accedir a les seves notificacions electròniques. En el cas d’ajuntaments que tinguin carpeta ciutadana, es recomana que l’accés a les notificacions electròniques estigui inclòs dintre d’aquest espai. En cas contrari, hauria de ser un enllaç visible des de la pàgina principal de la seu electrònica. A més, si per poder accedir a les notificacions electròniques cal comptar amb uns requisits tècnics mínims pel que fa a maquinari, programari i certificats digitals admesos, aquests requisits s’hauran d’explicitar clarament en aquest apartat
• Incloure a l’eina de tramitació electrònica una casella per recollir el consentiment de l’interessat (no obligat) per rebre notificacions electròniques per a aquell tràmit concret. Aquest consentiment és temporal i s’esgota amb la resolució del tràmit
• Formulari per recollir el consentiment de l’interessat per rebre notificacions electròniques per a determinats tipus de tràmits. Aquest consentiment és indefinit fins que no es revoqui expressament i aplica a tipus de tràmits determinats (per exemple, llicència d’obres, licitacions, etc.) que han d’estar indicats en el formulari
• Formulari per revocar el consentiment de l’interessat per rebre notificacions electròniques. Aquest formulari serà útil per a l’interessat quan vulgui revocar el consentiment que hagi donat prèviament per ser notificat electrònicament, ja sigui per a un tràmit concret o per a un tipus de tràmit
• Publicar les condicions del servei de notificacions electròniques, indicant especialment que el canal electrònic per a la recepció de notificacions electròniques implica l’acceptació plena i sense reserves del sistema de notificació electrònica vigent en el moment de signar la sol·licitud. Aquesta indicació cal fer-la visible quan es recull el consentiment de l’interessat per rebre notificacions electròniques, tant si és per a un tràmit concret, com si és per a un tipus de procediment determinat

Un punt important a tenir en compte és que les notificacions electròniques realitzades, així com les seves evidències electròniques associades, s’han de conservar durant el temps de preservació dels expedients, atès que en cas d’intent d’impugnació del procediment per manca de notificació caldrà demostrar que la notificació es va produir en un determinat instant de temps, i que el seu contingut va ser conegut, o no, per l’interessat en un altre instant de temps.

Si bé el servei e-NOTUM conserva les notificacions electròniques realitzades i les seves evidències electròniques durant un període concret de temps (90 dies), no es pot garantir que aquest període cobreixi el temps de vida dels expedients en tots els casos.

Per aquest motiu, cada administració haurà de preveure la disposició dels sistemes informàtics necessaris per a l’arxiu i preservació de les notificacions electròniques i les seves evidències electròniques associades.

En aquest apartat s’expliquen els casos d’ús més habituals en l’ús de les notificacions electròniques, i s’inclouen les actuacions que cal tenir en compte en cada cas i alguns models d’exemple.

Convocatòries d’ajuts, subvencions o prestacions socials

En les convocatòries d’ajuts, subvencions o prestacions socials, els ens locals poden incloure en les bases reguladores la possibilitat de notificar electrònicament les resolucions amb el consentiment de l’interessat, o l’obligatorietat en cas que aquesta estigui convenientment regulada per als col·lectius a qui s’adreça la convocatòria.

En qualsevol cas, caldrà realitzar les següents adaptacions:

• Adaptar les bases reguladores de la convocatòria, on quedi regulat com es faran les notificacions electròniques i els mecanismes d’accés, i si aquestes seran obligatòries o requeriran el consentiment de l’interessat. En cas que siguin obligatòries, caldrà indicar quina és la norma que en regula l’obligatorietat
• Modificar el formulari de sol·licitud de l’ajut, subvenció o prestació social, perquè inclogui una casella en la qual es reculli el consentiment de l’interessat a rebre les notificacions electròniques (en cas que sigui opcional). Aquesta modificació cal fer-la tant al formulari en paper, com al formulari electrònic

Convocatòries d’òrgans col·legiats

La convocatòria dels òrgans col·legiats (Junta de Govern, Ple, etc.) es pot notificar electrònicament i cal garantir que s’ha posat a la seva disposició amb una antelació mínima de 48 hores.

Per fer-ho, cal informar-ne prèviament a tots els membres de l’òrgan col·legiat que les convocatòries es notificaran per mitjans electrònics, i com s’hi podrà accedir. L’administració pot optar per la voluntarietat i recollir el consentiment de cada membre per poder-li fer la notificació de la convocatòria per via electrònica, o pot regular-ne l’obligatorietat. En el cas de regular-ne l’obligatorietat, caldrà que l’administració posi els mitjans necessiaris perquè que tots els membres disposin de les eines i recursos tècnologics per poder accedir-hi.

La convocatòria dels òrgans col·legiats (Junta de Govern, Ple, etc.) es pot realitzar amb la funcionalitat de Grup de Destinataris de l’e-NOTUM ja que permet crear un llistat de destinataris, en aquest cas, els membres de l’òrgan col·legiat i fer la gestió conjunta de les notificacions sense necessitat de tramitar-les de forma individualitzada

Podeu trobar més informació sobre la Convocatòria dels òrgans col·legiats al web del Consorci AOC.

Ajuntament d’Esplugues

L’Ajuntament d’Esplugues de Llobregat va aprovar la modificació de la seva ordenança reguladora de l’administració electrònica per tal de gestionar més eficientment la notificació electrònica dels seus actes administratius. En aquest sentit, amb el nou articulat la notificació electrònica es podia practicar en qualsevol dels procediments administratius que es tramitin per l’ajuntament. Així mateix, es determina que tots els formularis normalitzats, per iniciar tràmits o procediments administratius, inclouran la possibilitat de que la persona interessada indiqui les dades de contacte per tal que les notificacions i comunicacions posteriors siguin electròniques. De la seva banda, l’article 29.10 determina que la potestat per determinar els actes administratius, tràmits i procediments en els quals la notificació serà exclusiva i obligatòriament electrònica serà de l’Alcaldia. Addicionalment, l’Oficina Municipal d’administració electrònica ha aprovat un reglament per a l’establiment obligatori de la relació electrònica a l’àmbit d’actuació de l’Ajuntament d’Esplugues de Llobregat Ajuntament de Sant Just Desvern

Ajuntament de Sant Just Desvern

L’Ajuntament de Sant Just Desvern va aprovar una Ordenança reguladora de l’administració electrònica en què es regulen les notificacions electròniques i on s’estableixen els casos en què les notificacions electròniques seran sempre obligatòries. D’aquesta manera, no caldrà gestionar el consentiment de l’interessat. Aquests casos són:

1. Obligatorietat per a totes les persones jurídiques, però en podran quedar exempts d’aquesta obligació – si així ho demanen – les empreses que comptin amb menys de 5 treballadors.
2. Obligatorietat per al personal de l’Ajuntament, sempre que les persones treballadores tinguin accés als recursos tecnològics adequats en el seu lloc de treball.
3. Obligatorietat per als membres dels òrgans col·legiats de l’Ajuntament, que rebran la convocatòria per mitjans electrònics juntament amb la documentació complementària.
4. Obligatorietat per a col·lectius de persones físiques que per raons de capacitat econòmica o tècnica, dedicació professional o altres motius acreditats, tinguin garantits l’accés als mitjans tecnològics adequats i la disponibilitat d’aquests mitjans
5. Obligatorietat per a persones físiques que hagin utilitzat mitjans electrònics amb les seves comunicacions amb l’Ajuntament amb anterioritat, amb el mateix nivell, o superior, que els requeriments tecnològics emprats anteriorment.

Ajuntament de Castellar del Vallès

L’Ajuntament de Castellar del Vallès va aprovar una ordenança d’administració electrònica. En l’article 28 d’aquesta ordenança es regulen les notificacions per mitjans electrònics, que podran ser efectuades amb consentiment de l’interessat o de forma obligatòria en els casos especificats a l’annex II de l’ordenança.

L’ordenança presentava una innovació en la gestió del consentiment de l’interessat, que queda regulat en el punt 5 de l’article 28: l’administració podrà entendre que el ciutadà consenteix en rebre notificacions electròniques quan aquest faciliti les seves dades de contacte per mitjans electrònics, és a dir, el seu correu-e i/o mòbil.

Ajuntament de Reus

L’Ajuntament de Reus ha elaborat un reglament que regula l’ús de les notificacions per mitjans electrònics. Com a element destacat, aquest reglament inclou supòsits en què es podran efectuar notificacions electròniques de forma obligatòria a determinats col·lectius de persones físiques i jurídiques, tal i com permet la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les Administracions públiques i la Llei 26/2010, de 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques a Catalunya.

Concretament, l’obligatorietat queda establerta en els casos següents:

1. Notificació de les convocatòries dels òrgans col·legiats de l’Ajuntament.
2. Comunicacions interdepartamentals de l’ajuntament
3. Notificacions d’actes administratius al personal al servei de l’Ajuntament, sempre que aquests tinguin la condició d’interessats.
4. Comunicacions generals al personal al servei de l’Ajuntament.
5. Les notificacions i les comunicacions en els procediments de contractació administrativa
6. Les notificacions i les comunicacions en els procediments de concurrència pública, com són les subvencions, els ajuts, els concursos, les bases d’oposicions, i en general en aquells tràmits administratius i comunicacions que sigui possible, s’efectuaran mitjançant l’ús dels mitjans electrònics. Les bases reguladores inclouran l’obligatorietat sempre que sigui possible per raó dels destinataris.

Generalitat de Catalunya

Ordre PDA/20/2019, de 14 de febrer, sobre la posada en funcionament de la tramitació electrònica, enumera els subjectes obligats a relacionar-se electrònicament:

• Les persones jurídiques.
• Les entitats sense personalitat jurídica.
• Els qui exerceixin una activitat professional per a la qual es requereixi la col·legiació obligatòria, per als tràmits i actuacions que duguin a terme amb les administracions públiques en exercici de l’activitat professional esmentada. En tot cas, s’entenen inclosos dins d’aquest col·lectiu els notaris i registradors de la propietat i mercantils.
• Els qui representin un interessat que estigui obligat a relacionar-se electrònicament amb l’Administració.
• Les persones físiques que realitzin activitat econòmica, professional, empresaris individuals o autònoms.
  D’altra banda, convé destacar l’Ordre PDA/21/2019, de 14 de febrer, per la qual es determina el sistema de notificacions electròniques de l’Administració de la Generalitat de Catalunya i del seu sector públic.

En darrer lloc, cal destacar l’article 73 del Decret 76/2020, de 4 d’agost, d’Administració digital, relatiu a les persones físiques obligades a relacionar-se electrònicament amb l’Administració de la Generalitat en els termes allà establerts.

Ajuntament d’Olot

Aquest ajuntament va aprovar una ordenança municipal d’administració electrònica i posteriorment (any 2018) la regulació de la posada en funcionament de la notificació electrònica al municipi.

En aquest cas, les persones que “estaran obligades a acceptar l’ús de les comunicacions i notificacions electròniques”, en els termes previstos en la norma, són:

• El personal de l’Ajuntament d’Olot i els seus organismes autònoms.
• Les empreses, persones jurídiques, entitats sense personalitat jurídica, professionals de col·legiació obligatòria per als tràmits i actuacions que portin a terme amb les administracions públiques i en l’exercici de l’activitat professional esmentada, inclosos notaris i registradors de la propietat i mercantils, i els representants d’aquests que es relacionen amb l’Ajuntament d’Olot i els seus organismes autònoms.
• Entitats que participen en convenis o altre tipus d’acords bilaterals amb l’Ajuntament d’Olot i els seus organismes autònoms

Ajuntament de Vinaixa

Va aprovar l’ordenança d’administració electrònica.

Amplia el nombre de subjectes obligats, a més dels de l’art.14 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les Administracions públiques,

• Els adjudicataris de l’administració municipal
• Els membres de la Corporació, d’òrgans col·legiats, personal directiu, eventual i, en general al personal al servei de la Corporació

Ajuntament de Garcia

Els subjectes obligats a rebre notificacions electròniques perquè tenen l’obligació de relacionar-se per aquests mitjans amb l’Ajuntament de Garcia, segons l’ordenança de transparència i administració electrònica d’aquest Ajuntament, coincideixen amb els enumerats a l’art.14 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les Administracions públiques.

Ajuntament d’Artesa de Segre

Va aprovar l’ordenança de transparència i administració electrònica

Segueix el model de l’Ajuntament de Garcia, és a dir, que els subjectes obligats a la relació electrònica amb l’Ajuntament d’Artesa de Segre i, per tant, a rebre notificacions electròniques és una reproducció del previst a la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les Administracions públiques.

Ajuntament d’Alella

En la línia del previst a la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les Administracions públiques, l’Ordenança de transparència i administració electrònica estableix el caràcter preferent de la pràctica de les notificacions electròniques, i l’obligatorietat d’aquestes quan el destinatari és algun dels subjectes obligats a relacionar-se exclusivament per mitjans electrònics amb l’Ajuntament. Inclou:

• Subjectes de l’art.14 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre.
• Aspirants que es presentin a processos selectius de l’Ajuntament.
• Sol·licitants i beneficiaris de subvencions quan ho prevegin a les bases reguladores (excloses les de caràcter social).
• Proveïdors de l’Ajuntament
• Organitzacions sindicals de l’Ajuntament.

Diputació de Girona

El 19 de maig de 2020 va aprovar una modificació de l’Ordenança general de l’Administració electrònica per regular, entre d’altres, aspectes relacionats amb les notificacions electròniques.

L’article 42 de dita Ordenança, sobre el sistema de notificació electrònica, preveu expressament que eNOTUM serà el sistema que utilitzarà la Diputació.