Guía de implantación del proyecto e-NOTUM

En virtud de lo establecido en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, los sujetos enumerados en el artículo 14.2 de la misma deben relacionarse por medios electrónicos con las Administraciones públicas de forma obligatoria.

Esto, sin perjuicio de que reglamentariamente establezcan la obligación de practicar electrónicamente las notificaciones para determinados procedimientos y ciertos colectivos de personas físicas que, en razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos, quede acreditado que tienen garantizado el acceso y la disponibilidad de los medios tecnológicos necesarios.

Fuera de los casos anteriores, en cualquier momento, los interesados no obligados pueden seleccionar el canal electrónico como el preferente para relacionarse con las Administraciones públicas.

Algunos ejemplos de regulación que establecen la obligatoriedad de las notificaciones electrónicas son:

• Ministerio de Hacienda y Economía: Real Decreto 1363/2010, de 29 de octubre , por el que se regulan supuestos de notificaciones y comunicaciones administrativas obligatorias por medios electrónicos en el ámbito de la Agencia Estatal de Administración Tributaria
• Servicio Catalán de Tráfico: Real Decreto legislativo 6/2015, de 30 de octubre , por el que se aprueba Texto refundido de la Ley sobre tráfico, circulación de vehículos a motor y seguridad vial
• Otros: en el Espacio de Administración Abierta del Consorcio AOC se pueden encontrar casos reales de administraciones que han regulado la obligatoriedad

Por otra parte, en lo que se refiere al caso concreto de las administraciones locales, éstas pueden aprobar ordenanzas de administración electrónica donde se regule la notificación electrónica, en base a la legislación básica estatal y autonómica, y en las que se pueda contemplar también supuestos de notificaciones electrónicas obligatorias para determinados colectivos (otros que los previstos legalmente).

Hay que tener en cuenta que la aprobación de la ordenanza de administración electrónica es opcional en el sentido de que, si no se dispone de una regulación local específica en el ámbito de las notificaciones electrónicas, siempre prevalecerá la regulación general que prevé que se puedan realizar notificaciones electrónicas con el consentimiento del ciudadano (salvo que sea un sujeto obligado).

En la web del Consorci AOC se puede encontrar un modelo de ordenanza de administración electrónica elaborado por Localret y el Consorci AOC.

Es potestativo registrar de salida las notificaciones electrónicas, en virtud de la Ley 39/2015, de 1 de octubre. Cuando el ente opte por ello, éste puede ser el registro general o un registro auxiliar creado para este fin. Sea cual sea el registro utilizado, es necesario que los asientos electrónicos realizados en el registro tengan validez jurídica y, por tanto, deberá estar regulado en la norma de creación del registro.

Las diferentes opciones de registro que tiene una administración pública catalana son:

• EACAT: Los entes que, en su momento, se adhirieron a EACAT, aceptaron las condiciones que debían regir las comunicaciones a través de la plataforma y al mismo tiempo crearon un registro auxiliar electrónico de entrada y salida para la recepción y envío de la documentación asociada a los trámites interadministrativos disponibles en la plataforma. Por tanto, todos estos nos ya disponen de un registro auxiliar con validez jurídica que se puede utilizar, si así lo desean, para registrar las notificaciones electrónicas, sin necesidad de hacer ninguna norma adicional
• ERES: Los entes que utilizan el servicio ERES del Consorcio AOC a través de EACAT, y por tanto ya lo tienen regulado como registro general, tendrán también todos los registros de salida que genere el e-NOTUM incorporados automáticamente en este registro
• Otros registros: Los entes que disponen de una solución de registro del mercado, o que han desarrollado un registro propio hecho a medida, tienen la posibilidad de integrar mediante servicios web el servicio e-NOTUM con su registro, de forma que todos los registros de salida que requiera hacer el e-NOTUM se hagan sobre este registro

El consentimiento es un acto mediante el cual el interesado no obligado expresa su voluntad de recibir por vía electrónica la notificación de determinado procedimiento.

La Administración siempre debe recoger el consentimiento del interesado para poder notificarlo por vía electrónica, salvo que se trate de sujetos obligados enumerados en el art.14.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, o bien se haya regulado la obligatoriedad de la notificación electrónica para determinados procedimientos y/o colectivos, tal y como se ha explicado en el punto anterior.

La gestión del consentimiento es un mecanismo auxiliar al proceso de notificación electrónica y, por tanto, no está incluido en el servicio e-NOTUM. Por ello, deberá gestionarse aparte por los órganos que realizan las notificaciones electrónicas, que tendrán que verificar para cada expediente si el interesado ha dado su consentimiento para ser notificado electrónicamente. Para llevar a cabo esta gestión de una forma eficiente, es recomendable actualizar los sistemas de gestión de expedientes para indicar en cada procedimiento/interesado si la notificación debe realizarse en papel o por vía electrónica.

El consentimiento puede darse para un procedimiento concreto, o de forma general para cualquier procedimiento y, en cualquier caso, siempre debe garantizarse que este consentimiento se pueda revocar en cualquier momento por parte de los interesados.

Modalidad de consentimiento para un procedimiento concreto

La administración deberá incluir en el formulario que inicia el procedimiento (tanto en papel como por vía electrónica), la opción de aceptación de la notificación electrónica de los actos asociados al mismo, así como las condiciones del servicio de notificaciones electrónicas que, entre otras cosas, debe detallar muy claramente los mecanismos de acceso a las notificaciones por parte del interesado.

Debe tenerse en cuenta que la aceptación se agota con la notificación de la resolución del procedimiento y que no es aplicable a ningún otro. Por ejemplo, si en la solicitud de una ayuda el ciudadano ha marcado la opción de notificación electrónica, sólo deberá notificarse por esta vía todos los actos asociados a aquella convocatoria concreta. En próximas convocatorias habrá que recoger de nuevo la aceptación, a pesar de tratarse del mismo tipo de procedimiento.

Modalidad de consentimiento general

En este caso, el interesado da un consentimiento general para recibir por vía electrónica las notificaciones que la administración deba dirigirle en el futuro para cualquier procedimiento. La administración deberá crear un formulario de consentimiento general (tanto en papel como por vía electrónica), de forma que el interesado pueda manifestar su voluntad por recibir todas las notificaciones de la administración por vía electrónica. También en este caso tendrán que quedar claramente recogidas las condiciones del servicio de notificaciones y sus mecanismos de acceso.

Revocación del consentimiento

Hay que tener en cuenta que los interesados pueden, durante la tramitación del procedimiento, revocar su consentimiento en la práctica de la notificación por medios electrónicos y que las sucesivas notificaciones se efectúen por los medios previstos en la Ley 39/2015, de 1 de octubre. Para ello, será necesario habilitar un formulario de revocación del consentimiento.

Ejemplo del Ayuntamiento de Terrassa:

Protección de Datos personales

En los formularios de recogida o revocación del consentimiento, debe incluirse siempre un párrafo en el que se informe de cómo ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de los datos cedidos a la administración.

Ejemplo:

En virtud de lo dispuesto en la Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales, le informamos que, al rellenar esta solicitud, sus datos personales quedarán incorporados y serán tratados en los ficheros titularidad del………………………………., con el fin de prestarle los servicios solicitados.

Asimismo, le informamos de la posibilidad de ejercer, en cualquier momento, ejercicio de los derechos acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad de sus datos de carácter personal, mediante un correo electrónico dirigido a ……………… . o bien, mediante escrito dirigido a …………………….

La notificación electrónica se establece como preferente por la normativa de procedimiento administrativo, salvo en determinados supuestos excepcionales previstos.

Incluso, cuando los destinatarios de la notificación sean sujetos no obligados, debe ponerse a disposición de éstos en la sede electrónica del ente (artículo 40.1 Ley 39/2015, de 1 de octubre).

Para incorporar la notificación electrónica en los diferentes procedimientos administrativos, es necesario realizar previamente un análisis para identificar todos los procedimientos administrativos susceptibles de hacer uso de notificaciones.

En este análisis, es recomendable identificar también cuáles son los procedimientos administrativos que estadísticamente hacen un uso más intensivo de la práctica de notificaciones, puesto que en caso de que la organización quiera abordar la implantación de la notificación electrónica de forma escalonada y en diferentes fases, será interesante empezar por aquellos procedimientos administrativos en los que la notificación electrónica pueda tener un mayor impacto en cuanto a la reducción de costes ya la reducción del tiempo global de tramitación.

Y, en el mismo sentido, evaluar la posibilidad de establecer su obligatoriedad, vía reglamento, para determinados colectivos.

Una vez realizado el análisis, debemos adaptar los procedimientos administrativos para dar cabida a la posibilidad (u obligatoriedad, si está convenientemente regulado) de practicar la notificación por medios electrónicos, que entre otros incluirá:

• Modificar los formularios de solicitud para incluir la casilla para la recogida del consentimiento para recibir notificaciones electrónicas en caso de sujetos no obligados.

En la Sede electrónica (o en su defecto, en la web general) habrá que llevar a cabo las siguientes actualizaciones para dar cabida a toda la funcionalidad relacionada con las notificaciones electrónicas:

• Incluir un apartado para que los interesados puedan acceder a sus notificaciones electrónicas. En el caso de ayuntamientos que tengan carpeta ciudadana, se recomienda que el acceso a las notificaciones electrónicas esté incluido en este espacio. De lo contrario, debería ser un enlace visible desde la página principal de la sede electrónica. Además, si para poder acceder a las notificaciones electrónicas es necesario contar con unos requisitos técnicos mínimos en cuanto a hardware, software y certificados digitales admitidos, estos requisitos deberán explicitarse claramente en este apartado
• Incluir en la herramienta de tramitación electrónica una casilla para recoger el consentimiento del interesado (no obligado) para recibir notificaciones electrónicas para ese trámite concreto. Este consentimiento es temporal y se agota con la resolución del trámite
• Formulario para recoger el consentimiento del interesado en recibir notificaciones electrónicas para determinados tipos de trámites. Este consentimiento es indefinido hasta que no se revoque expresamente y aplica a tipos de trámites determinados (por ejemplo, licencia de obras, licitaciones, etc.) que deben estar indicados en el formulario
• Formulario para revocar el consentimiento del interesado en recibir notificaciones electrónicas. Este formulario será útil para el interesado cuando desee revocar el consentimiento que haya dado previamente para ser notificado electrónicamente, ya sea para un trámite concreto o para un tipo de trámite
• Publicar las condiciones del servicio de notificaciones electrónicas, indicando especialmente que el canal electrónico para la recepción de notificaciones electrónicas implica la aceptación plena y sin reservas del sistema de notificación electrónica vigente en el momento de firmar la solicitud . Esta indicación debe hacerse visible cuando se recoge el consentimiento del interesado para recibir notificaciones electrónicas, tanto si es para un trámite concreto, como si es para un tipo de procedimiento determinado

Un punto importante a tener en cuenta es que las notificaciones electrónicas realizadas, así como sus evidencias electrónicas asociadas, deben conservarse durante el tiempo de preservación de los expedientes, dado que en caso de intento de impugnación del procedimiento por falta de notificación deberá demostrarse que la notificación se produjo en un determinado instante de tiempo, y que su contenido fue conocido, o no, por el interesado en otro instante de tiempo.

Si bien el servicio e-NOTUM conserva las notificaciones electrónicas realizadas y sus evidencias electrónicas durante un período concreto de tiempo (90 días), no se puede garantizar que este período cubra el tiempo de vida de los expedientes en todos los casos.

Por este motivo, cada administración deberá contemplar la disposición de los sistemas informáticos necesarios para el archivo y preservación de las notificaciones electrónicas y sus evidencias electrónicas asociadas.

Convocatorias de ayudas, subvenciones o prestaciones sociales

En las convocatorias de ayudas, subvenciones o prestaciones sociales, los entes locales pueden incluir en las bases reguladoras la posibilidad de notificar electrónicamente las resoluciones con el consentimiento del interesado, o la obligatoriedad en caso de que ésta esté convenientemente regulada para los colectivos a los que se dirige la convocatoria.

En cualquier caso, habrá que realizar las siguientes adaptaciones:

• Adaptar las bases reguladoras de la convocatoria, donde quede regulado cómo se harán las notificaciones electrónicas y los mecanismos de acceso, y si éstas serán obligatorias o requerirán el consentimiento del interesado. En caso de que sean obligatorias, habrá que indicar cuál es la norma que regula su obligatoriedad
• Modificar el formulario de solicitud de la ayuda, subvención o prestación social, para que incluya una casilla en la que se recoja el consentimiento del interesado en recibir las notificaciones electrónicas (en caso de que sea opcional). Esta modificación debe realizarse tanto en el formulario en papel, como en el formulario electrónico

Convocatorias de órganos colegiados

La convocatoria de los órganos colegiados (Junta de Gobierno, Pleno, etc.) se puede notificar electrónicamente y debe garantizarse que se ha puesto a su disposición con una antelación mínima de 48 horas.

Para ello, es necesario informar previamente a todos los miembros del órgano colegiado de que las convocatorias se notificarán por medios electrónicos, y cómo se podrá acceder. La administración puede optar por la voluntariedad y recoger el consentimiento de cada miembro para poder hacerle la notificación de la convocatoria por vía electrónica, o puede regular su obligatoriedad. En el caso de regular su obligatoriedad, será necesario que la administración ponga los medios necesarios para que todos los miembros dispongan de las herramientas y recursos técnicos para poder acceder a ellos.

La convocatoria de los órganos colegiados (Junta de Gobierno, Pleno, etc.) puede realizarse con la funcionalidad de Grupo de Destinatarios del e-NOTUM ya que permite crear un listado de destinatarios, en este caso, los miembros del órgano colegiado y realizar la gestión conjunta de las notificaciones sin necesidad de tramitarlas de forma individualizada

Puede encontrar más información sobre la Convocatoria de los órganos colegiados en la web del Consorcio AOC.

Ayuntamiento de Esplugues

Ayuntamiento de Sant Just Desvern

El Ayuntamiento de Sant Just Desvern aprobó una Ordenanza reguladora de la administración electrónica en la que se regulan las notificaciones electrónicas y donde se establecen los casos en los que las notificaciones electrónicas serán siempre obligatorias. De esta forma, no será necesario gestionar el consentimiento del interesado. Estos casos son:

1. Obligatoriedad para todas las personas jurídicas, pero podrán quedar exentos de esta obligación – si así lo piden – las empresas que cuenten con menos de 5 trabajadores.
2. Obligatoriedad para el personal del Ayuntamiento, siempre que las personas trabajadoras tengan acceso a los recursos tecnológicos adecuados en su puesto de trabajo.
3. Obligatoriedad para los miembros de los órganos colegiados del Ayuntamiento, que recibirán la convocatoria por medios electrónicos junto con la documentación complementaria.
4. Obligatoriedad para colectivos de personas físicas que por razones de capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otros motivos acreditados, tengan garantizados el acceso a los medios tecnológicos adecuados y la disponibilidad de estos medios
5. Obligatoriedad para personas físicas que hayan utilizado medios electrónicos con sus comunicaciones con el Ayuntamiento con anterioridad, con el mismo nivel, o superior, que los requerimientos tecnológicos empleados anteriormente.

Ayuntamiento de Castellar del Vallès

El Ayuntamiento de Castellar del Vallè se aprobó una ordenanza de administración electrónica . En el artículo 28 de esta ordenanza se regulan las notificaciones por medios electrónicos , que podrán ser efectuadas con consentimiento del interesado o de forma obligatoria en los casos especificados en el anexo II de la ordenanza.

La ordenanza presentaba una innovación en la gestión del consentimiento del interesado, que queda regulado en el punto 5 del artículo 28: la administración podrá entender que el ciudadano consiente en recibir notificaciones electrónicas cuando éste facilite sus datos de contacto por medios electrónicos, es decir, su correo electrónico y/o móvil.

Ayuntamiento de Reus

El Ayuntamiento de Reus ha elaborado un reglamento que regula el uso de las notificaciones por medios electrónicos. Como elemento destacado, este reglamento incluye supuestos en los que se podrán efectuar notificaciones electrónicas de forma obligatoria a determinados colectivos de personas físicas y jurídicas, tal y como permite la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las Administraciones públicas y la Ley 26/2010, de 3 de agosto, de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas en Cataluña.

Concretamente, la obligatoriedad queda establecida en los siguientes casos:

1. Notificación de convocatorias de los órganos colegiados del Ayuntamiento.
2. Comunicaciones interdepartamentales del ayuntamiento
3. Notificaciones de actos administrativos al personal al servicio del Ayuntamiento , siempre que éstos tengan la condición de interesados.
4. Comunicaciones generales al personal al servicio del Ajuntament.
5. Las notificaciones y comunicaciones en los procedimientos de contratación administrativa
6. Las notificaciones y comunicaciones en los procedimientos de concurrencia pública, como son las subvenciones, las ayudas, los concursos, las bases de oposiciones , y en general en aquellos trámites administrativos y comunicaciones que sea posible, se efectuarán mediante el uso de los medios electrónicos. Las bases reguladoras incluirán la obligatoriedad siempre que sea posible por razón de los destinatarios.

Generalidad de Cataluña

Orden PDA/20/2019, de 14 de febrero , sobre la puesta en funcionamiento de la tramitación electrónica, enumera a los sujetos obligados a relacionarse electrónicamente:

• Las personas jurídicas.
• Las entidades sin personalidad jurídica.
• Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera la colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que desarrollen con las administraciones públicas en ejercicio de la citada actividad profesional. En todo caso, se entenderán incluidos dentro de este colectivo los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.
• Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración.
• Las personas físicas que realicen actividad económica, profesional, empresarios individuales o autónomos.
  Por otra parte, conviene destacar la Orden PDA/21/2019, de 14 de febrero , por la que se determina el sistema de notificaciones electrónicas de la Administración de la Generalidad de Cataluña y de su sector público.

Por último, cabe destacar el artículo 73 del Decreto 76/2020, de 4 de agosto, de Administración digital , relativo a las personas físicas obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración de la Generalidad en los términos allí establecidos .

Ayuntamiento de Olot

Este ayuntamiento aprobó una ordenanza municipal de administración electrónica y posteriormente (año 2018) la regulación de la puesta en funcionamiento de la notificación electrónica en el municipio.

En este caso, las personas que “estarán obligadas a aceptar el uso de las comunicaciones y notificaciones electrónicas ”, en los términos previstos en la norma, son:

• El personal del Ayuntamiento de Olot y sus organismos autónomos.
• Las empresas, personas jurídicas, entidades sin personalidad jurídica, profesionales de colegiación obligatoria para los trámites y actuaciones que lleven a cabo con las administraciones públicas y en el ejercicio de la mencionada actividad profesional, incluidos notarios y registradores de la propiedad y mercantiles, y los representantes de éstos que se relacionan con el Ayuntamiento de Olot y sus organismos autónomos.
• Entidades que participan en convenios u otro tipo de acuerdos bilaterales con el Ayuntamiento de Olot y sus organismos autónomos

Ayuntamiento de Vinaixa

Aprobó la ordenanza de administración electrónica.

Amplía el número de sujetos obligados, además de los del art.14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las Administraciones públicas,

• Los adjudicatarios de la administración municipal
• Los miembros de la Corporación, de órganos colegiados, personal directivo, eventual y, en general, al personal al servicio de la Corporación

Ayuntamiento de Garcia

Los sujetos obligados a recibir notificaciones electrónicas porque tienen la obligación de relacionarse por estos medios con el Ayuntamiento de Garcia, según la ordenanza de transparencia y administración electrónica de este Ayuntamiento, coinciden con los enumerados en el art.14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.

Ayuntamiento de Artesa de Segre

Aprobó la ordenanza de transparencia y administración electrónica

Sigue el modelo del Ayuntamiento de Garcia, es decir, que los sujetos obligados a la relación electrónica con el Ayuntamiento de Artesa de Segre y, por tanto, a recibir notificaciones electrónicas es una reproducción de lo previsto en la Ley 39/ 2015, de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.

Ayuntamiento de Alella

En la línea de lo previsto en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de procedimiento administrativo común de las Administraciones públicas, la Ordenanza de transparencia y administración electrónica establece el carácter preferente de la práctica de las notificaciones electrónicas, y obligatoriedad de éstas cuando el destinatario es alguno de los sujetos obligados a relacionarse exclusivamente por medios electrónicos con el Ayuntamiento. Incluye:

• Sujetos del art.14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
• Aspirantes que se presenten en procesos selectivos del Ayuntamiento.
• Solicitantes y beneficiarios de subvenciones cuando lo prevean en las bases reguladoras (excluidas las de carácter social).
• Proveedores del Ayuntamiento
• Organizaciones sindicales del Ayuntamiento.

Diputación de Gerona

El 19 de mayo de 2020 aprobó una modificación de la Ordenanza general de la Administración electrónica para regular, entre otros aspectos relacionados con las notificaciones electrónicas.

El artículo 42 de dicha Ordenanza, sobre el sistema de notificación electrónica, contempla expresamente que eNOTUM será el sistema que utilizará la Diputación.